Tips för att välja ett företagsledningssystem som bäst passar dina behov

Kommersiellt meddelande: Det nuvarande utbudet på marknaden för ledningssystem för småföretag är riktigt brett. Samtidigt är det ett riktigt viktigt beslut att välja rätt programvara. Du vill trots allt inte på några veckor få reda på att du gjort ett olämpligt val, byta till en annan applikation och träna hela laget från början. Så hur navigerar du på den trånga marknaden och väljer mjukvara som kommer att växa med dig samtidigt som du hänger med i de senaste trenderna? 

Kolla in våra tips om hur du väljer det bästa systemet för ditt företag och vilka krav informationsprogramvara ska uppfylla.

Varför använda ett ledningssystem för småföretag?

Det finns många anledningar till varför ett företag bör använda företagsprogramvara. Inte bara stora företag, där det är en självklarhet att upprätthålla organisation över hela företaget och alla team. Men också för små företag, där ett sådant verksamhetsstyrningsverktyg kan vara ett kraftfullt verktyg för att förbättra företagets processer. Detta leder till en ökning av företagets konkurrenskraft och framgång på lång sikt.

Kanske är du i en situation där ditt företag redan använder några verktyg... ett för fakturering, ett för kommunikation, du hanterar kassaflödet i Excel, i det andra Excel har du en kundlista, en kalender, kontoutdrag och resten på papper . Om den här lösningen verkar lite kaotisk för dig, leta efter ett mer omfattande system som täcker de flesta av dina behov av företagsledning på ett ställe.

De främsta anledningarna till att även små företag bör implementera ett företagsledningssystem:

1. Förbättra effektivitet och produktivitet: Effektiv företagsinformationssystem möjliggör automatisering av processer, minskning av fel vid manuell datainmatning eller kopiering och betydande tidsbesparingar. Detta leder till förbättrad effektivitet och produktivitet för arbetare och ökar företagets prestation.
2. Bättre tidshantering: Ett företagsledningssystem gör det lättare att planera och organisera tid, uppgifter och projekt, vilket gör att medarbetarna kan fokusera mer på sitt arbete och minska stressen.
3. Effektivare informationsdelning och hantering: Ett ledningsinformationssystem hjälper till att hantera data och information och möjliggör bättre åtkomst och delning av data mellan olika avdelningar och anställda. Detta leder till förbättrat samarbete mellan medarbetarna, plus att du har alla viktiga dokument på ett ställe och det betyder att du inte längre behöver leta i papper.
4. Mer exakt och snabbare beslutsfattande: Företagets ledningssystem ger realtidsinformation om status för företagets projekt och aktiviteter, vilket möjliggör snabbare och bättre informerad beslutsfattande.
5. Kostnadsminskning:Ett informationssystem för småföretag möjliggör bättre planering och kontroll av intäkter och kostnader och hjälper till att identifiera områden där kostnaderna kan minskas.
   

Vilka funktioner ska man leta efter i ett företagsledningssystem?

Automatisering

Ett företagsledningssystem bör möjliggöra automatisering av repetitiva processer eller enkla aktiviteter för att minimera fel och slöseri med tid på repetitiva uppgifter. Automation kan inkluderar till exempel återkommande fakturering, betalningspåminnelser, automatisk e-postsändning, rapportgenerering eller skapa uppgifter eller projekt från mallar. På så sätt kan belastningen på de anställda minskas, felen minska och arbetseffektiviteten förbättras.

Molndatalagring

Användningen av molndatalagring kan möjliggöra enklare och säkrare datadelning inom företaget, allt finns tydligt på ett ställe. Det ger också tillgång till data från vilken plats som helst och när som helst, vilket ökar arbetseffektiviteten och möjliggör ett snabbt utbyte av information. Molndatalagring kommer också att uppskattas av alla företag där teammedlemmar till exempel arbetar från ett hemmakontor. 

Task management

Programvara för företagsledning bör möjliggöra enkel spårning och hantering av uppgifter och deras deadlines. Detta kan till exempel inkludera att schemalägga och tilldela uppgifter, spåra status för slutförande av uppgifter och påminna dig om väntande uppgifter. Tack vare detta kan teammedlemmar fördela arbetet mer effektivt, övervaka deras arbetsbelastning och slutför alla tilldelade uppgifter i tid.

Projektledning

Företagets ledningssystem ska möjliggöra effektiv projektledning, inklusive planering, samordning och uppföljning av projektets framsteg. Detta inkluderar till exempel budgetplanering, effektivitet och lönsamhet i projekt. Ett sådant system gör att företaget bättre kan hantera sina projekt och uppnå bättre resultat och vinster.

Helst bör det valda verktyget erbjuda flera alternativ för grafisk representation av projekt, såsom Kanban-tavlor, Gantt-diagram eller tabellöversikter för en tydlig visualisering av projekt, budgetar, tilldelning av uppgifter, status och framsteg.

CRM

Affärsprogramvara bör också innehålla verktyg för kundrelationshantering (CRM). Detta gör det möjligt för företaget att kommunicera mer effektivt med kunderna och bättre hantera deras krav. 

Om systemet tillåter dig att anpassa CRM till andra processer, såsom projektledning, fakturering, avtalshantering eller kassaflödesplanering, inom en enda affärsledningsplattform, kan du se dina kunder från ett 360°-perspektiv.

Hantering av de anställdas arbetsbelastning

Funktionen för hantering av arbetsbelastning för anställda hjälper dig att mer effektivt fördela arbetet mellan enskilda teammedlemmar och på så sätt uppnå sin optimala arbetsbelastning. Företagsinformationssystemet bör möjliggöra planering av tid och arbetsuppgifter på ett sådant sätt att de fördelas rättvist och att medarbetarna är tillräckligt belastade efter sina förmågor och arbetsprestationer. Samtidigt borde det vara det systemet kan övervaka belastningen och vid behov erbjuda en lämplig lösning, till exempel genom att omfördela arbetsuppgifter eller öka antalet anställda i det givna teamet. Det kommer att möjliggöra ökad produktivitet och medarbetarnöjdhet, vilket bidrar till företagets långsiktiga framgång.

Tips för att välja den bästa programvaran för småföretag

När du väljer programvara för småföretag är det viktigt att identifiera dina behov och överväga din budget.

Tänk också på hur lätt det är att implementera och använda programvaran, möjligheten att integrera med andra system och programvara, mobilapplikationen och funktionernas komplexitet.

1. Identifiera dina behov:

Innan du börjar leta efter rätt programvara, fundera över vilka funktioner och funktioner du behöver för att hantera ditt företag.

Tänk på att vissa program erbjuder specialiserade funktioner för vissa branscher, medan andra är universella och kan anpassas till olika branschers behov.

2. Enkel installation och användning av programvaran:

Tänk på hur snabbt du kan implementera ny programvara i ditt företag och hur lätt det är att använda.

Att hitta programvara med ett intuitivt gränssnitt och enkel installation kan spara tid och minimera personalutbildning. Helst har programvaran online-tutorials och utbildningsvideor tillgängliga för att hjälpa dig med utbildningen, eller erbjuder konsultationer där du kan konsultera om implementeringen av systemet i ditt företag.

3. Lösningar med ekonomistyrningsfunktioner:

En mer avancerad mjukvarulösning med ekonomistyrningsfunktioner kan hjälpa småföretag att spåra och hantera finansiella transaktioner. Detta kommer att ge dig en överblick över intäkter och utgifter i den aktuella tiden och i en nära framtid eller uppfyllandet av budgetar. Du kan förutse utvecklingen av kassaflödet för de kommande månaderna, lönsamheten i projekt och svaga punkter där pengar läcker i onödan i företaget.

4. Möjlighet till integration med andra system och programvara:

Fundera på vilken annan programvara du använder och om den nya programvaran är kompatibel och enkelt kan integreras med andra system. Ett tillgängligt programmerbart gränssnitt (API) är därför nyckeln. Make är också en populär integrationsplattform, som möjliggör avancerad integration och automatisering.

Att leta efter programvara med funktioner för dataimport och -export kan göra ditt arbete enklare och minimera manuell datainmatning.

5. Tänk på din budget:

När du väljer programvara, överväg din budget och försök hitta en lösning som uppfyller dina behov och är överkomlig för ditt företag.

Var försiktig när du jämför offerter och fundera på om tilläggsfunktionerna är värda det högre priset. En gratis testversion borde vara en självklarhet.

6. Mobilapplikationen inkluderar:

Tillgängligheten av en mobil version av företagsledningssystemet gör att du och dina anställda kan vara uppkopplade och lyhörda på språng, oavsett aktuell plats och utrustning. Detta är särskilt viktigt när det gäller att hantera hybrid- och fjärrlag och aktiviteter.

Tänk på att mobilapplikationen ska vara enkel att använda och tillgänglig på olika operativsystem.

7. Omfattande rapporteringsfunktioner:

En mjukvarulösning med omfattande rapporteringsfunktioner kan hjälpa småföretag att övervaka och analysera ditt företags resultat, övervaka effektiviteten av dina aktiviteter, projekt och kampanjer så att du kan reagera flexibelt på nya situationer.

Helst ditt företags programvara kommer att ge värdefulla insikter om dina ekonomiska resultat, framsteg av projekt och uppgifter, kapacitet och utnyttjande av anställda och mycket mer. Dessutom låter den avancerade lösningen dig skapa dina egna grafiska rapporter och ställa in olika kriterier för dataaggregering och sortering.

8. Komponenternas kommunikationsfunktion:

Att leta efter programvara med kommunikationsfunktioner som chattverktyg eller fildelning kan hjälpa företag att hantera intern kommunikation effektivt.

Att leta efter programvara som kan integreras med andra kommunikationsverktyg som videosamtal kan också vara till hjälp för enkelt teamsamarbete.

Redan valt?

Som småföretagare har vi mycket att ta itu med och det är ofta inte lätt att få ihop allt. Rätt mjukvarulösning för att hantera ditt företag kan ge dig en stor fördel gentemot dina konkurrenter. Du får plötsligt en överblick - över beställningar och uppgifter och deras deadlines, kunder och kommunikation med dem, kassaflöde och arbetsbelastningen för enskilda teammedlemmar. Du kommer att spara mycket tid på repetitiva uppgifter med lågt mervärde. Istället kan du fokusera din energi på innovation och lösningar som för din verksamhet framåt.

Författare: Caflou - Allt i ett ledningssystem för små och medelstora företag

Caflou hjälper dig att effektivt hantera hela företaget och dess ekonomi. Det låter dig övervaka kassaflödet och förutsäga dess framtida utveckling. Du kommer att bli av med rutinarbete, minska felfrekvensen, förbättra teamarbetet och öka företagets prestation. Allt på ett ställe. Var som helst och till ett överkomligt pris.