Vratislav Holub I en tid då vi måste observera social distansering och ändå arbeta nära tillsammans, spelar modern teknik en nyckelroll. Ju bättre ett företags IT-team kan göra denna övergång, desto mer kan de hjälpa anställda och medarbetare att känna sig trygga och få stöd. Western Digital presenterar åtta tips för dina IT-team.
Det kan vara intresserar dig
Pavel Jelic Som en preliminär åtgärd inom ramen för coronakrisen rekommenderar allt fler företag, företag, men även enskilda länders regeringar, eller till och med direkt, att arbeta hemifrån. IT-team står nu inför uppgiften att göra denna övergång och säkra datasystem, mobila datorer och applikationer under de nya förhållandena. De utmanas att se till att anställda och medarbetare känner sig trygga anslutna och fullt produktiva även när de arbetar hemifrån. Vi har sammanställt några tips från våra egna IT-team som kan hjälpa till med dessa förändringar och säkerställa ett mer framgångsrikt arbetsflöde.
Dröj inte. Kom igång idag (bokstavligen direkt)
De flesta företag och företag har redan flyttat en del av sin personalstyrka till sin hemmiljö. Men om det bara är en liten del, var beredd på ett helt annat scenario i händelse av att det kommer att finnas hundratals eller tusentals människor samtidigt som behöver fjärranslutningar till virtuella system. Om ditt företag ännu inte har implementerat arbete hemifrån, eller endast delvis, använd denna tid för att förbereda dig för den potentiella situationen där de flesta anställda kommer att behöva komma åt applikationer och data från avlägsna platser. Att ligga steget före din datainfrastruktur och ha vägledning och dokumentation tillgänglig i förväg hjälper till att säkerställa en smidig övergång till ett nytt sätt att arbeta inom ditt företag under dessa kritiska tider.
Testa tills det första felet
Testa dina system för att säkerställa prestanda, tillförlitlighet och skalbarhet. Testar applikationer och hårdvaruinfrastruktur för maximal belastning. Kontrollera hur många anslutningar ditt VPN kan hantera. Och skicka IT-teamet att prova att arbeta hemifrån. Ta reda på var det kan finnas luckor och svaga punkter när du arbetar på distans. Det är mycket bättre att ta reda på vad som går sönder under tester än när systemet är fullt förlitat på av anställda. Så ta reda på i förväg var de svaga punkterna finns och fixa dem direkt.
Marknadsför det rätta alternativet bland mångfalden av kommunikations- och säkerhetsverktyg
Det finns otaliga appar för virtuella möten, genomgångar, dokumentdelning, projektskapande och andra hanteringsverktyg, och det är troligt att människor i ditt företag idag använder mer än en (behörig eller inte). Nu är det dags att tillämpa de officiella verktyg och appar som anställda bör använda. Var säker på antalet licenser och sätt ihop instruktioner (tillgängliga och delade) om hur du installerar och använder de valda programmen.
Det kan vara intresserar dig
Gör dig redo för oavbruten övervakning och support dygnet runt
Med varje ny situation måste du noggrant övervaka infrastrukturen och kunna reagera i realtid på avbrott. Var beredd att tillhandahålla IT-stöd bredare och vid olika tidpunkter på dygnet.
Upprätta en policy för användning av bärbara datorer, kringutrustning och tillgång till tjänster
Du kommer att behöva införa riktlinjer och regler för hur ditt företag kan stödja anställda som arbetar hemifrån med verktyg som internetuppkoppling och teknisk utrustning. Du bör få svar på följande frågor:
- Hur många anställda behöver en bärbar dator för att arbeta hemifrån? Hur många bärbara datorer kan du tillhandahålla?
- Kommer företaget att betala för internetuppkoppling och telefonsamtal?
- Vad händer om någon har ingen eller otillräcklig internetanslutning?
- Vad är tillvägagångssättet och instruktionerna för att beställa kringutrustning som tangentbord, bildskärmar, headset och så vidare?
Skapa praktisk (och tillgänglig) dokumentation
Ju mer du kan stödja den distanserade arbetskraften att använda rätt verktyg, desto mer kommer du att påverka företagets produktivitet, men också den positiva stämningen i företaget. Förbered rätt dokumentation och resurser så att alla kan arbeta bättre – både anställda som nu jobbar hemifrån och ditt eget IT-team. Se till att du skapar en tydlig plats där anställda kan hitta instruktioner och guider om hur man installerar utvalda applikationer och verktyg och var man hittar dessa applikationer. Ta också en stund för att se till att alla dina dokument, filer och kontoåtkomst för alla system är tillgängliga för alla nyckelmedlemmar i ditt IT-team.
Upprepa
Nu är också ett bra tillfälle att ta reda på vad mer som kan automatiseras i dina arbetsflöden. Speciellt frågor riktade till teknisk support. Du kommer att stöta på många liknande frågor, och verktyg som AI-chatbots hjälper till att lätta på trycket på ditt IT-team. Allt som kan automatiseras frigör ditt team för att ta på sig mer komplexa uppgifter
Tillsammans kan vi skapa ett bättre hemmakontor
Tips och råd om hur du skapar en arbetshörna, organiserar din arbetsyta, hur du samarbetar med din familj i delade utrymmen eller schemalägger pauser och stillestånd – även med detta kan du behöva hjälpa kollegor att uppnå maximal produktivitet samtidigt som du är säker ansluten från ditt hem. Använd en mängd olika kommunikationsmedel – handledningar, erfarenhetsutbyte, delade arbetsmöten – och hjälp till att hitta sätt att bli effektivare och bli ännu bättre uppkopplad i den virtuella miljön. Du kan erbjuda virtuella tjänster för lite mer personlig kommunikation av helpdesktyp, du kan skapa ett utrymme för informella diskussioner utanför jobbet. Vara kreativ.
Tekniken spelar nu en nyckelroll. Det är nödvändigt att hjälpa människor att hålla kontakten med varandra i en tid då vi måste upprätthålla social isolering. Dessa oväntade förändringar utgör en utmaning för både IT-infrastruktur och anställdas moral. Bättre fungerande IT-team kan avsevärt bidra till en framgångsrik förändring av kommunikationen. Ju fler IT-team hjälper till, desto mer stöd kommer medarbetarna att känna och behålla ett positivt engagemang. Vi vill tacka våra IT-team för deras hårda arbete, innovation och tålamod under denna förändring. Och till läsarna ... håll dig frisk, kommunicera så mycket som möjligt och kom ihåg ... säkerhetskopiera!
